افراد به این منظور در سازمان‌ها گردهم می‌آیند تا کارها و فعالیت‌هایی را که به تنهایی از عهده‌ی انجام آن‌ها بر نمی‌آیند، به کمک همدیگر پیش ببرند. سازمان رسمی وسیله‌ی انجام بخش عمده‌یی از این گونه فعالیت‌ها به شمار می‌آید. سازمان رسمی به معنی ساختار آگاهانه‌یی از نقش‌ها در یک سازمان است که به صورت رسمی سازماندهی شده‌اند. توصیف سازمان به عنوان رسمی، به معنی آن نیست که در درون آن هیچ چیز غیر قابل انعطاف و زائدی وجود ندارد. سازمان رسمی اگر مدیر، درست آن را سازماندهی کرده باشد؛ باید انعطاف پذیر باشد. ساختار باید محیطی را فراهم آورد که در آن فرد به آسانی بتواند نقش خود را به گونه‌ای اثر بخش چه در زمان حال و چه در آینده در راستای هدف‌های گروهی ایفا کند . ( koontz ‌1990 , ‌135 )
سازمان رسمی در سازمان چهره‌ی دومی نیز دارد که به عنوان سازمان غیررسمی شناخته شده است. سازمان غیررسمی در دل سازمان رسمی پدیدار می‌شود و بدون آن نمی‌تواند ایجاد شود. در هر صورت سازمان غیررسمی، سایه سازمان رسمی بوده و در عین حال بر آن اثر می‌گذارد و دارای خصوصیاتی متفاوت با سازمان رسمی است. نویسندگان کلاسیک مدیریت، سازمان غیررسمی را هرگونه فعالیت شخصی مشترک بدون آگاهی از هدف مشترک می‌دانند، اگر چه به نتایج مشترک منجر شوند.” کیت دیویس ” ، سازمان غیر رسمی را به عنوان شبکه ای از روابط اجتماعی و شخصی می داند که به وسیله سازمان رسمی ایجاد نشده، اما همکاری افراد با یکدیگر را افزایش می دهد. برخی از مدیران با شناختی که از میزان تأثیر سازمان‌های غیررسمی بر فعالیت و عملکرد سازمان رسمی دارند، به گونه‌ای سعی در شناخت روابط سازمان‌های غیررسمی و عضویت در آن را دارند تا بدین وسیله به رشد و تکامل سازمان رسمی کمک کنند. روابط عمومی به عنوان اصلی ترین کانال ارتباطات درون سازمانی می‌تواند در شکل‌گیری، عضویت و حتی هدایت اینگونه سازمان ها نقش داشته باشد. ولی امروزه با رشد تکنولوژی و آگاهی های مردم و با وجود و حضور روز افزون فن آوری های نوین ارتباطات در ادارات، سازمان‌ها و حتی منازل عامه‌ی مردم؛ سازمان های غیر رسمی نیز دچار تغییر شده اند و با خروج از شیوه ی سنتی خود، در یک فضای مجازی شکل جدیدی یافته‌اند. وبلاگ‌های گروهی سازمان های مختلف که نویسنده یا نویسندگان آنها مشخص نیست، حضوری فعال در میان کارکنان دارند، به طوری که همه ی کارکنان در هر روز بیش از یک بار به آن سر زده، مطالب آن را مطالعه می کنند و نظرات خود را در آن منعکس می نمایند. چنین وبلاگ هایی در حقیقت پیوند بین کارکنان یک سازمان را به صورت زنجیره ای در یک فضای مجازی شکل می‌دهند. آنان در این فضا اخبار دست اول سازمان خود را بدون هیچ واسطه، روتوش یا ممیزی بازگو می کنند و مانند چشم های تیز بین و گوش های حساس سازمان، تمامی فعالیت‌های ریز و درشت سازمان را به رشته‌ی نقد در می‌آورند. هر چند که این نوع از سازمان‌های غیررسمی، پیچیده تر از نوع سنتی آن بوده و حتی عملکرد و میزان تأثیر گذاری آن بر سازمان رسمی نیز ممکن است متفاوت تر باشد؛ ولی روابط عمومی با شناخت کامل از چنین فضایی و تسلط کامل بر آن، می تواند در جهت دهی و هدایت و حتی رهبری چنین سازمان هایی نیز تأثیر گذار باشد. در چنین شرایطی اگر کارگزاران روابط عمومی با مهارت های روابط عمومی الکترونیک آشنایی نداشته و مدیران نیز به آن اعتقادی نداشته باشند؛ بدون شک رشد فزاینده ی سازمان های غیر رسمی در فضای مجازی، حرکت سازمان رسمی را نیز به سمتی سوق خواهند داد که چرخه و کنترل امور از دست مدیریت خارج شده و به گونه ای دیگر رقم خواهد خورد .

منبع :بر گرفته از وبلاگ های ایسنا
برگرفته از : روزنامه تفاهم